L’archivage, qu’il ne faut pas confondre avec la sauvegarde, consiste à mettre en place des actions, des outils et des méthodes pour conserver à moyen et long terme des informations sélectionnées dans le but de les exploiter. Les données doivent être non seulement structurées, indexées et conservées sur des formats appropriés à la conservation et à la migration, mais il faut prévoir leur restitution et leur accessibilité dans un contexte technologique changeant.

5 RAISONS MAJEURES  D’ADOPTER UNE GEIDE

Générateur d’économies

•    Réduction de volume de papier et de coûts d’édition
•    Gain en temps de recherche lié à l’accès immédiat à l’information
•    Gain d’espace de stockage
•    Diffusion de documents supprimant les tâches répétitives de classement et de reproduction
•    Suppression des coûts de recréation de documents liée à la perte d’informations par inadvertance ou malveillance
•    Préservation de documents originaux

Facilitateur de consultation de documents

•    La consultation des documents se fait grâce à un moteur d’indexation qui permet d’effecteur une recherche sur un ou plusieurs critères de manière souple et efficace
•    La consultation est accessible en tous lieux et par tous les utilisateurs selon leur profil
•    Un même document est accessible simultanément par différents utilisateurs

Sélectivité et confidentialité

•    Les documents sont accessibles uniquement aux personnes qui en possèdent les droits
•    La GEIDE permet de verrouiller l’accès aux données sensibles

Garantie d’intégrité et de fidélité

•    Le respect des normes confère aux documents électroniques les mêmes valeurs juridiques que leurs équivalents papiers
•    Les procédures d’exploitation permettent de connaître à quel moment et par qui les différentes opérations ont été exécutées
•    Les projets font intervenir un service de confiance, notamment ceux nécessitant un service d’horodatage.
Dans ce contexte, la norme NF Z42-013 définit clairement les obligations relatives à l’horodatage qui certifie la date de création et de modification des documents

Haut degré de fiabilité

•    Chaque opération effectuée dans une base est directement écrite sur le disque. Un fichier de sauvegarde de type « backup» est automatiquement généré en temps réel, ce qui permet une restauration sans perte d’information en cas d’incident